Электронный архив

Учета и хранение документов
кредитной организации в электронном виде

/Электронный архив
Электронный архив2019-02-11T19:03:09+00:00

В соответствии с указанием ЦБ РФ № 2346-У кредитная организация вправе организовать систему учета документов в электронном виде и хранить на машинных носителях документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций. Для решения этой задачи компания «Кворум» предлагает специализированный программный продукт «Электронный архив банковских документов», который полностью соответствует требованиям указания ЦБ РФ № 2346-У и обеспечивает поддержку полного жизненного цикла при работе с документами в электронном виде.

При создании системы была поставлена задача достижения конкретных целей бизнеса банка в области электронного хранения и обработки документов, а именно:

  • обеспечить снижение расходов, возникающих при подготовке и хранении документов банка (бумага, расходные материалы для печати, складские помещения, транспортные и почтовые расходы);
  • оптимизировать трудозатраты сотрудников банка (прежде всего, за счет автоматизации рутинных операций);
  • снизить риски утери или искажения документов в архиве;
  • предложить экономичный унифицированный сервис для архивирования документов из разнородных систем банка.

Электронный архив позволяет поддерживать полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде (ДЭВ), начиная с подготовки электронных версий документов, и заканчивая утилизацией единиц хранения по истечении соответствующих сроков. Система обеспечит поддержку следующих бизнес-процессов:

1

Загрузка и регистрация документов в архиве

Интеграция архива с системами-источниками

В роли систем-источников документов для архива могут выступать различные информационные системы банка: АБС, Интернет- и Клиент-банк, система международных расчетов S.W.I.F.T. и т.д. Для интеграции Электронного архива с системами-источниками документов можно применять следующие технологии:

  • Файловый обмен. Загрузка документов осуществляется на уровне файлов установленного формата через выделенную систему директорий. Составной частью файлового обмена является возможность автоматической подготовки к загрузке файлов отчетов (официальная отчетность), подготовленных в KLIKO, а также  использование специализированного виртуального принтера, обеспечивающего подготовку к загрузке файла, отправляемого на печать, с предварительным преобразованием его в формат  PDF.
  • Программный интерфейс. Система-источник может напрямую загружать документы в базу данных архива, используя соответствующий программный интерфейс системы электронный архив.
  • Вызов внешних процедур. Электронный архив инициирует запуск процедур загрузки документов, реализованных стандартными средствами Oracle (например, PL/SQL или Java).
  • Сервисная шина. Передача документов от системы-источника в архив выполняется средствами интеграционной платформы.
Формат представления документов в электронном виде

Документ в электронном виде содержит 4 блока информации:

  1. Формальные реквизиты документа. Применяются для осуществления поиска и группировки электронных документов в архиве и на единицах хранения. При использовании файлового обмена формальные реквизиты документов помещаются в специальный файл-контейнер установленного формата.
  2. Основное тело документа. Может быть представлено в любом из форматов как перечисленных в указании ЦБ РФ № 2346-У (XML, TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS), так и ином другом формате. При файловом обмене документы в формате XML могут помещаться непосредственно в файл-контейнер, документы в прочих форматах должны быть представлены в виде отдельных файлов.
  3. Связи с другими документами. Используется для отражения связей между документами в архиве. Например: «исходный-порожденный», «основной-приложение», «ошибочный-исправительный».
  4. Область электронно-цифровых подписей. Используется для заполнения должностными лицами банка в процессе обработки электронных документов.
Загрузка документов по расписанию

Для того чтобы оптимизировать процесс загрузки документов в архив, в Системе предусмотрен режим загрузки по расписанию. Для загрузки каждого вида документов, поступающего из определенной системы-источника или структурного подразделения банка, вы можете создать отдельную задачу, которая будет автоматически выполняться Системой по установленному расписанию.

Контроль полноты и достоверности документов в архиве

В процессе загрузки документов в архив производится автоматический контроль полноты и корректности сформированных ДЭВ путем сверки справки о количестве и суммах документов в архиве с аналогичной справкой, подготовленной по данным системы-источника. В случае несовпадения формируется соответствующая ведомость.

2

Управление документами в архиве

Быстрый и удобный поиск документов в архиве

Для поиска и отбора необходимых документов вы можете наложить фильтр на значения поисковых реквизитов документов, указав, например:

  • дату операционного дня
  • вид документа
  • дату документа
  • счет по дебету и/или кредиту
  • сумму
  • номер пачки
  • систему-источник
  • структурное подразделение
  • имя регистратора

Система произведет отбор и отобразит в интерфейсе те документы, которые удовлетворяют заданным критериям. Этот список поисковых реквизитов является открытым: вы можете расширять его самостоятельно за счет резервных полей.

Связь между документами

Система позволяет хранить и обрабатывать информацию о связях между документами в архиве. Для этого в Системе присутствует специальный справочник, определяющий типы связей между документами. Например: «исходный-порожденный», «основной-приложение», «ошибочный-исправительный». Справочник является открытым и может пополняться новыми типами связей. Поддерживаются все типы отношений: 1:1, 1:M, M:1 и M:N.

Группировка документов в архиве

Для удобства навигации вы можете воспользоваться режимом группировка документов. Для группировки используется те же реквизиты, что и для поиска документов. Можно задавать до 3-х уровней группировок.

Электронная подпись документов в архиве

В том случае, когда это предусмотрено регламентом работы с архивом, Система может контролировать наличие у документов электронно-цифровых подписей ответственных должностных лиц банка. Для каждого вида документа, а также филиала или структурного подразделения банка вы можете настроить свой набор необходимых ЭП (документ может иметь произвольное количество подписей).

Подписывать документы можно как в индивидуальном порядке (отмечая отдельные документы из списка), так и в массовом, сразу отбирая пакет документы по заданным критериям. Наличие всех предусмотренных регламентом подписей проверяется Системой автоматически при выполнении процедуры записи документов на ЕХ.

Для наложения ЭП и проверки её достоверности могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), для чего в Системе предусмотрен соответствующий программный интерфейс.

3

Запись единиц хранения

Настраиваемый номер ЕХ

Номер единицы хранения (ЕХ) генерируется Системой по настраиваемой маске. В маске можно отражать: тип ЕХ: основной резервный, дополнительный; признак ЕХ с исправительными записями; дату операционного дня; код филиала или подразделения и многое другое.

Вычисление хэш–функций

Система вычисляет значение хэш–функции для всех файлов ДЭВ, записанных на отчуждаемый машинный носитель. Для вычисления хэш–функции могут применяться внешние программные средства (например, КриптоПро), для подключения которых Система имеет соответствующий интерфейс.

Встроенные средства записи дисков

Запись подготовленных образов на диски производится не выходя из Системы. При этом Система проконтролирует, чтобы все подготовленные образы были физически записаны на диски, а также были записаны все необходимые резервные и дополнительные копии.

Подготовка ярлыков

Для каждой единицы хранения Система сформирует ярлык, содержащий следующую информацию:

  • наименование кредитной организации
  • дата (период) ДЭВ
  • уникальный номер ЕХ
  • дата записи ДЭВ на ЕХ
  • наименование (код) подразделения, сформировавшего ЕХ
  • название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ
  • срок хранения ЕХ
  • тип файлов, содержащих ДЭВ
  • наименование ДЭВ
  • результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ
Формирование образов дисков по расписанию и вручную

Система позволяет формировать образы дисков для записи на носители в автоматическом режиме по заранее заданному расписанию. Также вы можете подготовить образ и вручную с помощью специального мастера. В обоих случаях при подготовке образа Система позволяет осуществлять отбор документов по определенным критериям: филиал или структурное подразделение банка, ответственное за подготовку документов; вид ДЭВ, место хранения и др.

Подготовленные образы записываются на жесткий диск в директорию, структура которой настраивается администратором Системы. Система может начать запись диска автоматически сразу же после того, как будет сформирован образ, или этот процесс можно инициировать позднее.

Комплектование набора документов перед записью на носитель

Система позволяет работать с различными типами отчуждаемых носителей (CD-, DVD-дисков). Для этого имеется специальный справочник, в котором для каждого применяемого типа носителя указывается объема дискового пространства. Перед записью диска Система автоматически сформирует комплект документов таким образом, чтобы оптимальным образом использовать объем дискового пространства выбранного целевого носителя.

Описи и отчеты
  • Опись единиц хранения
  • Справка об итоговых суммах и количестве первичных учетных бухгалтерских документов, сформированных и хранящихся в электронном виде
  • Справка об итоговых суммах и количестве первичных учетных кассовых документов, сформированных и хранящихся в электронном виде
  • Справка об оборотах (позволяет выполнить контроль зарегистрированных в Системе ДЭВ по счетам и суммам с отбором ДЭВ по ряду параметров – дате операционного дня, филиалу, подразделению, видам ДЭВ и т.д.)
  • Опись передаваемых ЕХ (передаточная ведомость)

4

Хранение ЕХ

Прием на хранение, перемещения и списания ЕХ

По каждой единице хранения Система фиксирует все действия, связанные с приемом на хранение, перемещением и списанием. История перемещений ЕХ сохраняется в базе данных. Перемещения и списания ЕХ могут производиться в массовом порядке с отбором по заданному критерию.

Проверка состояния ЕХ

Система позволяет выполнять выборочные и сплошные проверки единиц хранения на предмет их физической целостности и неизменности записанных на носители документов. Проверяются значения хэш-функции в целом по всем документам, записанным на ЕХ, а также по каждому документу в отдельности. Информация о выполненных проверках сохраняется в базе данных Системы.

Восстановление пришедших в негодность или утерянных ЕХ

Вы можете создавать дополнительные копии ЕХ взамен пришедших в негодность или утерянных. Для этого может быть использован ранее созданный образ (если он еще храниться на жестком диске) или резервная копия единицы хранения.

Запросы к архиву

На каждую единицу хранения в процессе её записи помещается специальная программа для воспроизведения ДЭВ. Эта программа является автономной и не требует отдельной установки на компьютер (запускается непосредственно с диска). С помощью этой программы вы можете:

  • Осуществлять поиск документов по различным формальным признакам: дата документа; его вид и номер; счет по дебету и кредиту; сумма документа; филиал или структурное подразделение банка, сформировавшее документ; система-источник и др.
  • Просматривать и распечатывать документы именно в том формате, который они имели на момент помещения в архив.
  • Находить связанные документы и просматривать (распечатывать) их содержимое.
  • Проверять наличие электронных подписей.